[이슈조명] 경비지출관리 솔루션으로 새고 있는 비용 잡아라!

도입 기업 5% 이하로 시장 확대 가능성 높아, 업체 간 경쟁 시동

2017년 7월 1일 컴퓨터월드 보도자료

 

최근 SAP의 경비지출관리 자회사 컨커가 국내 본격 출시를 선언하면서 경비지출관리 솔루션 시장이 주목받고 있다. 아직 이렇다 할 시장을 형성하지 못하고 있지만 세계적인 기업이 국내 시장에 진출했다는 것만으로도 시장 성장 가능성을 점칠 수 있기 때문이다.

 

실제 국내 기업 중 경비지출관리 솔루션을 도입한 기업은 약 5%로 예상된다. 그만큼 성장 가능성이 높다는 얘기이다. 기업들이 허술한 경비지출이 가져오는 폐해를 누구보다 잘 알고 있고, 기업들이 이 분야에 마케팅을 집중하면서 시장공략에 나설 채비를 하고 있어 향후 관련 시장은 큰 폭 성장이 확실시 된다.

 

 

나날이 발전하는 IT기술과 눈앞으로 다가온 4차 산업혁명에 힘입어 기업의 수많은 업무들이 자동화되고 있다. 설계, 제조, 유통, 재고관리 등 다양한 부문에서의 자동화는 물론, 인공지능(AI)을 적용한 챗봇(Chatbot)의 대두에 따라 사람의 전유물처럼 여겨졌던 대고객 서비스까지 자동화되고 있는 실정이다.

 

세계 각 기업들은 보다 발전된 기술을 도입해 업무 효율성을 높이는 한편, 직원들의 역량을 보다 중요한 곳에 집중함으로써 생산성을 향상시키고 있다. 국내 기업들 역시 성능이 검증된 다양한 국산 및 글로벌 제품들을 앞 다퉈 도입함으로써 성공적인 결과를 거두고 있다.

 

그러나 경비지출관리 분야에서는 국내 기업들이 전 세계 수준을 따라가고 있다고 하기 어렵다. 국내에서 적절한 경비지출관리 솔루션을 도입해 생산성을 높이고 있는 기업은 극소수에 불과하며, 대부분의 기업은 여전히 종이 영수증과 수작업에 의존하고 있는 것이 사실이다. 경비지출관리 솔루션을 제공하고 있는 업체들은 국내에서 해당 솔루션을 도입하고 있는 기업이 전체의 5%에도 미치지 못한 것으로 추정하고 있다. 경비지출관리는 규모와 분야를 막론하고 모든 기업들의 공통과제임에도 불구하고, 회사 전체 비용에서 차지하는 비중이나 중요도가 낮게 인식되고 있다.

 

국가통계포탈에서 제공한 정보에 따르면, 지난 한 해 동안 국내에서 발급된 법인카드는 787만 장에 달했다. 연간 법인카드 이용 건수는 8.3억 건, 연간 법인카드 이용 금액은 172조 원으로 집계됐다.

 

글로벌 비즈니스 여행 협회(Global Business Travel Association, 이하 GBTA)에 따르면 국내 기업의 출장 경비 규모는 2015년 기준 326억 달러에 달해, 전 세계 상위 10대 출장 경비 시장에 속하는 것으로 나타났다. 특히 GBTA는 국내 기업의 출장 경비 규모가 매년 4.4%씩 증가할 것으로 전망했으며, 이는 국내 경제성장기대치를 상회하는 수치다.

 

이처럼 많은 사용이 이뤄지고 있고 향후 시장이 확대될 것으로 전망됨에도 불구하고 경비지출관리 솔루션에 대한 인식 수준은 매우 낮으며, 이를 수작업으로 처리하기 위해 매년 수많은 인력이 낭비되고 있다.

 

한편 국내 일부 대기업에서는 자체적인 경비지출관리 솔루션을 제작해 사용하는 경우도 있다. 그러나 단순히 영수증 집계와 지출승인 수준에 머물러 있어 전산화 이상의 효과를 내지 못하고 있으며, 카드사와의 직접적인 연결 없이 내부적인 경비처리 집계와 전산화 수준에서는 법적인 증빙자료로써의 효력을 갖지 못해 낭패를 보는 경우도 있다.

 

특히 법인카드가 아닌 개인카드를 사용한 건에 대해서는 문제가 더욱 심각한데, 회사 측에서 자유로이 사용내역을 조회할 수 있는 법인카드와 달리 개인카드 사용내역은 해당 직원의 개인정보로 취급돼 카드사가 정보제공을 거절할 수 있기 때문이다.

 

예를 들어 특정 직원이 개인카드로 업무에 필요한 결재를 실행하고 회사 측에 경비를 청구한 다음, 해당 서비스를 보다 저렴하고 품질 낮은 서비스로 교체해 차익을 챙기는 경우가 발생할 수 있다. 이런 경우에도 업무와 관련돼 있다고 하더라도 카드사는 개인의 카드 사용내역을 개인정보로써 보호해 회사 측에 제공하지 않을 수 있으며, 회사 측에서는 직원의 불법적인 경비 유용을 잡아내기 위해 많은 노력을 들여야 한다.

 

따라서 일부 대기업에서 자체적으로 제작해 사용하고 있는 경비지출관리 시스템으로는 회사 운영과정에서 발생하는 수많은 경비지출내역을 면밀히 검토하기 어려우며, 이를 세부적으로 관리하기 위한 인력과 역량이 필요하다. 결국 많은 부분에서 사람의 손을 필요로 한다는 점은 그대로라고 할 수 있다.

 

 

경비지출관리 솔루션을 도입함으로써 얻을 수 있는 대표적인 효과로는 ▲모바일을 통한 실시간 경비처리 ▲전사적자원관리(ERP) 시스템과의 연계로 전표 처리 자동화 ▲법인카드는 물론 개인카드·해외카드에도 무증빙 경비처리 지원 ▲경비지출현황 실시간 모니터링을 통해 투명성 확보 등을 꼽을 수 있다.

 

모바일을 통해 직원 개개인의 경비처리 및 결재가 실시간으로 가능해짐으로써, 회사 측은 실제 경비 집행 내역을 확인하고 전략을 수립할 수 있다. 특히 종이영수증을 정리하고 양식을 작성해 품의를 받아야했던 기존의 절차가 대폭 간소화됨으로써 기업 재무담당자의 효율적인 업무를 보장하고 비용을 절감할 수 있게 된다.

 

카드 사용 후 결재 내역 혹은 영수증을 스마트폰으로 수신해 자동으로 기업 양식에 맞는 지출보고서를 생성하고, 결재권자는 보고서를 확인하고 해당 지출을 실시간으로 승인할 수 있다.

 

개인카드 및 해외카드 내역을 실시간 모니터링 할 수 있게 됨으로써 앞서 언급한 바와 같은 카드 부정사용을 효과적으로 방지할 수 있다는 것도 장점이다. 국내에 경비지출관리 솔루션을 제공하고 있는 SAP의 자회사 ‘컨커(Concur)’는 기업의 전체 출장 경비 중 약 22%가 카드 부정사용과 관련이 있다고 밝혔다. 적지 않은 금액이 매년 부정사용으로 인해 낭비되고 있는 셈이다. 경비지출관리 내역의 투명성을 확보함으로써 개인의 부정사용을 미연에 방지하고 이미 발생한 부정사용내역에 대한 감사를 진행할 수 있다.

 

또한 각 기업들이 가지고 있는 경비지출 관련 규정을 분석하고 이를 관리 솔루션에 커스터마이징해 규정을 벗어난 지출에 대해 경고함으로써, 직원의 악의 없는 실수로 발생할 수 있는 비용손실에 대해서도 선제적으로 대비할 수 있다. 특히 ‘부정청탁 및 금품 등 수수의 금지에 관한 법률’, 일명 ‘김영란법’ 발효 이후 투명한 경비지출 현황이 중요한 이슈로 떠오르면서 법적 증빙자료로 제공될 수 있는 경비지출관리 솔루션에 대한 관심이 고조되고 있다.

 

더불어 기업의 ERP 시스템과 연계해 전표 처리를 자동화함으로써 관리비용을 절감할 수 있다. 부가세 신고와 같은 재무담당자의 업무에도 적절한 자료를 자동 생성해 제공함으로써 업무 생산성을 향상시키며, 직원들의 경비사용 내역을 분석하고 성향을 파악함해 효율적인 재무전략 수립을 가능케 한다.

 

 

현재 국내에서 경비지출관리 솔루션을 제공하는 업체들은 해당 시장이 향후 몇 년 사이에 폭발적으로 성장할 것으로 전망하고 있다. 전 세계 10위 안에 들어가는 출장 경비 시장과 연간 172조 원에 달하는 법인카드 결재가 일어나고 있는데도 경비지출관리 솔루션에 대한 인식 수준이 낮아 잠재 수요가 대단히 크기 때문이다.

 

이에 대해 국내 경비지출관리 솔루션 제공 업체인 비즈플레이는 지난해에 해당 솔루션 도입 기업이 빠르게 늘어나 매출이 전년 대비 10배 이상 증가했다고 밝혔다. 아직까지 경비지출관리 솔루션의 장점이 잘 알려지지 않아 시장이 활성화되지 않았을 뿐, 인식 저변이 넓어지고 성공적인 도입 사례가 늘어갈수록 기하급수적으로 시장이 성장할 것이라는 설명이다.

 

특히 전 세계 경비지출관리 시장의 50% 이상, TOP 100 기업의 75% 이상을 확보하고 있는 컨커가 국내에 본격적인 서비스 제공을 선언한 만큼, 솔루션 제공업체들의 경쟁과 협력을 통해 다양한 방면에서의 홍보 효과가 발생함으로써 시장이 빠르게 성장해나갈 것으로 보인다.

 

 

국내에서 경비지출관리 솔루션을 제공하고 있는 비즈플레이는 국내 사정에 맞게 조정된 프로세스 제공에 역점을 두고 있다. 특히 복지카드나 교통카드, 지정식당의 식대 계산 등 국내에서 빈번히 일어나는 경비지출 내역에 대해 맞춤식 서비스를 제공하고 국내 실정 및 관련법에 맞는 솔루션을 제공함으로써 기업 역량을 강화해나가겠다고 밝혔다.

 

실제로 비즈플레이가 제공하는 경비지출관리 솔루션은 해당 지역에 맞는 서비스를 제공하고 있다. 한 예로 비즈플레이는 국내에서 경비지출관리 솔루션에 집중하고 있는 반면, 본사를 자국 내에 두고 해외 사업을 펼치는 기업이 많은 일본에서는 해외계좌관리 기능을 중점적으로 서비스하고 있다. 중국이나 캄보디아 등에도 합작법인이 있으며, 이들 역시 해당 지역에 맞는 솔루션으로 시장에 접근해나가고 있다.

 

이처럼 서비스를 제공하는 지역에 맞춰 주력으로 제시하는 솔루션을 결정하고 커스터마이징을 지원한다는 방침이다. 국내에서는 이를 위해 복지카드나 교통카드를 포함한 경비지출관리 서비스 제공, 국산 ERP·CRM 서비스와의 결합을 통한 통합 서비스 제공 등을 무기로 내세우고 있다.

 

비즈플레이는 현재 국내 ERP, CRM 기업들에게 비즈플레이 오픈 API를 제공함으로써 시장을 확대하고 입지를 확장해나가고 있다. 영림원소프트랩이나 비젠트로, 더존비즈온과 같은 국내 ERP, CRM 제공 업체들과 업무 협약을 체결했거나 논의 중이며, 그룹웨어 업체나 재무회계를 담당하는 많은 기업들과도 업무협약을 체결해나간다는 방침이다.

 

올해 안에 필요한 투자를 완료하기 위해 분주히 움직이고 있으며, 본격적인 서비스 제공 및 시장 확대에 나서는 내년부터가 본격적인 분수령이 될 것으로 보인다.

 

 

경비지출관리 솔루션에 대한 전망은 명확하다. 종이영수증은 결국 없어질 것이고, 그 자리를 경비지출관리 솔루션이 채울 것이다.

 

국내에서 경비지출관리 솔루션의 위상이나 인지도는 아직 높지 않다. 큰 시장이 형성될 수 있는 기반이 갖춰져 있는데도 아직까지 이를 도입한 기업은 많지 않다.

 

그러나 기업 인터넷뱅킹도 처음에 나왔을 때는 누가 쓰겠냐는 말을 많이들 했다. 기업 전용 인터넷 뱅킹이라는 게 필요하지 않아보였기 때문이다. 하지만 지금은 거의 모든 기업들이 기업 인터넷뱅킹을 사용하고 있다.

 

이와 마찬가지다. 경비지출관리 시장도 10년 이내에 모두 다 바뀔 것이라고 본다. 지금까지는 관습에 따라 하던 대로 계속 하고 있을 뿐, 해당 업무를 보다 간단히, 보다 저렴하게 처리할 수 있는 방법을 알게 된다면 누구나 도입하고자 할 것이다. 더 편한 방법이 있는데 굳이 기존의 방식을 고집할 이유가 없다. 실제로 직원이 10명이 채 되지 않는 기업에서도 비즈플레이 솔루션을 활용하고 있다.

 

올해 비즈플레이의 목표는 선택과 집중으로 요약할 수 있다. 전선을 넓히면 고객이 명확하지 않으므로 몇 가지의 명확한 목표를 세워서 진행하고자 한다. 올해에는 법인카드를 100개 이상 사용하는 대기업 고객의 확보와 일본 비즈플레이 오픈 등을 목표로 삼고 있다. 또한 해외출장 등과 관련된 글로벌 서비스 기업, 이를테면 에어BNB와 같은 기업과도 연계해 기업 고객들에게 편리한 사용성을 제공하고자 한다.

 

   

컨커는 1993년에 설립돼 글로벌 시장에서 20년 이상 경쟁해온 경비관리 분야의 베테랑 기업이다. 지난해 IDC의 발표에 따르면 ‘출장 및 경비관리 솔루션’ 시장에서 53.9%의 시장점유율을 확보하고 있으며, 매년 17.2%의 높은 성장률로 시장 1위의 입지를 단단히 지키고 있다. 국내에서는 2015년부터 서비스를 준비해 지난 6월부터 공식 서비스를 개시했다.

 

컨커는 글로벌 시장 선점과 축적된 경험을 통해 수많은 케이스 모델을 가지고 있으며, 이러한 경험을 토대로 퍼블릭 클라우드임에도 불구하고 기업의 복잡한 요구를 충족시킬 수 있을 만큼 다양한 셋업 옵션을 제공한다. 또한 도입 과정에서 해당 기업의 경비 관련 규정을 반영해 규정에 위배된 경비 활동을 사전 예방하거나 사후 탐지 가능한 기능을 제공한다.

 

특히 오랜 비즈니스 경험을 토대로 만들어진 강력한 플랫폼 역량이 강점으로 꼽힌다. 여러 여행관리회사(Travel Management Company, TMC)나 ‘우버’ 같은 운송회사, 비자나 마스타 같은 글로벌 카드사도 컨커가 제공하는 플랫폼과 연결돼 있으며, 이를 통해 전 세계 어디에서나 모든 경비지출 데이터를 실시간 통합 관리하고 가시성을 확보할 수 있음은 물론, 이용자가 직접 챙기기 힘든 해외 부가세 환급이나 영수증 이미지 인식을 통한 경비지출 자동입력, 행선지 분석을 통한 리포트 등 다양한 추가 가치를 제공할 수 있게 됐다.

 

또한 대기업 위주의 서비스라는 인식과 달리, 소규모 기업에서도 도입을 고려할만한 저렴한 가격을 내세우고 있다. 트랜잭션 기반으로 요금을 책정하기에 경비지출이 많이 일어나지 않는 소규모 기업에서는 훨씬 저렴한 금액으로 도입할 수 있다는 설명이다. 

 

 

많은 국내 기업들은 경비지출관리 업무가 단순히 반복적인 업무를 처리하는 것일 뿐, 혁신이 필요한 영역은 아니라고 생각한다.

 

하지만 전 세계의 수많은 기업들은 경비지출관리 영역에서 보이지 않는 비용이 발생하고 있고, 직원들의 만족도를 유지하면서도 생산성을 향상시키고 비용을 절감할 수 있는 방법을 요구해왔다.

 

기업의 핵심 역량을 주력 업무에 집중해 경쟁력을 확보하기 위해서는 이러한 단순한 업무에서도 비용 절감과 업무 효율성을 고려해야 한다.

 

한편 대부분의 기업들은 경비지출관리 솔루션 도입을 통한 생산성 향상에만 초점을 맞추지만, 실제로 생산성 향상은 기업이 얻을 수 있는 긍정적인 효과의 10%에 불과하다. 가트너가 발표한 보고서에 따르면 컨커의 경비지출관리 솔루션을 도입한 기업들이 평균 7.3개월 만에 도입 비용을 회수하고 3년간 482%의 투자자본수익률(Return on Investment, ROI)을 확보했다고 한다.

 

이처럼 높은 자금 회수율은 그만큼 많은 기업들이 경비지출관리 과정에서 많은 비용을 낭비하고 있었다는 것을 의미한다. 허술한 경비지출관리 시스템에서 누수되는 비용은 기업의 재무담당자가 생각하는 것보다 훨씬 크다.

 

컨커는 오랜 비즈니스 경험을 갖춘 베테랑 기업이지만, 국내에서는 이제 막 서비스를 시작한 상태다. 하지만 정식 출시 전에도 국내에 들어와 있는 글로벌 기업의 자회사 약 350여 곳이 컨커를 사용하고 있었으며, 컨커의 국내 론칭을 기다렸던 기업들도 많았다. 국내에서 경비지출관리 시장 자체가 빠르게 성장할 것으로 기대되는 만큼,  컨커 역시도 많은 국내 파트너사와 네트워크를 형성하고 규모를 확장해나가고자 한다.