이제는 출장 관리에 전략이 필요한 때입니다.

안전, 위험, 지속 가능성 그리고 지출을 관리하는 것은 현재 비즈니스 운영의 공통사입니다. 출장 관리자들은 이러한 문제를 포함한 기타 문제들에 대해 배우고 평가할 때 스스로에게 다음과 같은 질문을 던집니다. 비즈니스 출장 횟수가 감소하고 예산이 적을 때, 어떻게 나의 가치를 증명할 수 있을까?

과거와 같이 늘 해오던 방식으로 업무를 처리하고 싶지만, 그런 방식은 절대로 조직이나 자신을 위한 최선의 방법은 아닙니다. 지금이야말로, 출장 전반에 걸쳐 그리고 출장 관리자 자신의 역할도 재평가할 수 있는 절호의 기회입니다.

향후 몇 년 간은 성공적인 출장 관리자는 전술가가 아니라, 전략가로 변모해야 합니다. 제2 바이올린 연주자가 아닌 오케스트라 지휘자가 돼야 하는 것처럼, 실무자에서 벗어난 전략가가 되십시오. 동료 직원들이 출장을 다시 가는 것에 어떻게 생각하는지 확인하고, 비즈니스 출장의 가치를 조직에 분명하게 전달할 수 있어야 합니다.

단순히 업무를 처리하는 담당자가 아닌 생각하는 리더가 되십시오. 출장 관리 업체(TMC)를 통해 출장 예약, 비용 결제 및 청구, 인보이스 발행, 정보 공유 및 기타 기본 업무를 개선한다면 사소하고 과중한 업무를 탈피하고 보다 전략적인 업무에 집중할 수 있을 것입니다.

귀사의 출장 정책 및 우선순위가 조직의 목표에 부합하도록 서비스 공급업체와 협업하여 그들의 출장 시스템 및 기술을 사용해 보십시오. SAP Concur 솔루션은 목표에 대한 진행 상황을 추적하고 고위 경영진에게 출장의 가치를 입증하는 데 필요한 데이터와 보고서를 생성하기 위한 다양한 내장된 옵션 그리고 확장 옵션을 제공합니다.

인사팀이 겪었던 변화와 비교하여 생각해 보십시오. 인사팀이 본연의 업무를 단순한 인사 관리 역할에서 직원 개발 및 코칭 역할로 전환함에 따라, 최고 경영진에게 있어서 인사팀은 더욱 가치 있는 역할이 되었습니다. 출장 관리자 역할도 전보다 훨씬 더 가치 있는 역할로 발전할 수 있습니다.

의사결정 과정에 참여

귀사와 다른 조직들을 조사하고 연구한다면, 다음과 같은 최고 경영진의 질문에 답변할 수 있습니다. 대면 회의의 가치는 무엇입니까?

직원들과 교류를 통해 직원들이 출장에 대해 어떻게 느끼고 있는지 그리고 무엇을 우려하고 있는지 알아보십시오. 고위 경영진이 종종 듣고 싶어 하는 것이기 때문에, 같은 업계의 다른 업체들이 비즈니스 출장과 관련하여 무엇을 하고 있는지 잘 알고 있어야 합니다. 어느 선에서는 대외 협력팀 입장에서도 생각해 보십시오. 조직 내에서 비즈니스 출장을 옹호하십시오.

다음과 같은 질문을 해보십시오.

• 대면 및 원격 미팅 간의 이상적인 조합은 무엇입니까?
• 출장비가 알맞게 책정되어 있는지 어떻게 확인할 수 있습니까?
• 만약 비즈니스 출장이 충분하지 못할 때, 나타나는 징후는 회사 신뢰도 감소, 업무 참여도 저하, 협업 감소 외 어떤 것들이 있을까요?

이러한 질문들을 올바른 방식으로 구성할 수 있다면, 고위 경영진은 출장 횟수가 너무 많은지 또는 너무 적은지를 제대로 평가할 수 있습니다. 그리고 이는 출장 관리자의 역할에 가시적인 가치를 더해 줍니다.

의심할 여지 없이 귀사의 출장 목표와 정책은 변하고 있습니다. 따라서, 반드시 의사결정 과정에 정보를 제공하고 참여하십시오. 이는 분명 일부 출장 관리자들에게는 도전적인 성장과 발전의 기회이지만, 조직과 본인 경력의 성공 여부는 바로 여기에 달려있습니다.

자세히 알아보기

출장 전문가들인 NetApp Inc.의 Mark Ziegler, Festive Road의 Louise Kilgannon, CWT의 Philip Wooster, tClara LLC의 Scott Gillespie가 SAP Concur Travel Industry Summit의 세션에서 출장 관리자들의 역할이 조직 내에서 비즈니스 출장과 함께 어떻게 발전할 것인지에 대해 논의합니다. 여기에서 보기