경비 지출 관리는 언제나 항상 중요합니다.

엄마가 처음으로 돈을 주며 가게에서 우유를 사 오라고 심부름 시켰던 때를 기억하시나요? 당시 여러분은 “어라, 우유가 싸네. 사탕 한 봉지를 사도 돈이 많이 남을 테니 엄마는 모르겠지?”라고 생각했을 것입니다. 

사실, 엄마는 알고 있었습니다. 

위 이야기는 어른들의 이야기와 크게 다르지 않습니다. 다만 어른들의 비즈니스 세계에서는 수십억 명의 직원들과 수십억 달러의 규모이고, 값싼 간식을 구매하는 것이 아닌 재택근무용 소모품을 구매하고, 비싼 음식을 주문하며(고객을 위해? 본인을 위해? 단지 재미를 위해?), 경비 지출 내역을 알 수 없게 보고서를 허위로 작성하는 것입니다.(아래에 더 자세히 설명할 예정입니다.)  

분명한 것은 대부분의 직원들이 지출하는 경비는 합법적이라는 것입니다. 하지만 재택 및 하이브리드 근무자들이 급격하게 증가함으로 인해, 직원들의 경비 지출이 한계점을 얼마나 넘었는지 가늠하기 점점 더 어려워지고 있습니다. 

팬데믹은 모든 것을 엉망으로 만들었습니다.   

적어도 지난 몇 년간은 팬데믹으로 인해 어려움을 겪었었습니다. 팬데믹으로 팀원들은 새롭게 얻은 자유를 통해 일종의 혜택(소파에서 편하게 일할 수 있는 것)을 누렸지만, 귀하가 팀원들이 어떻게 경비를 지출하고 있는지 확인하는 것은 훨씬 더 어려워졌습니다. 아마존에서 결제된 $1,500의 영수증을 받으면 우유, 사탕 혹은 홈시어터 시스템과 같이 업무에 전혀 필요하지 않은 구매 항목인지 아닌지 알 방법이 없습니다. 

Oversight의 후원으로 제작된 최근 SAP Concur Spend Insights 보고서에 따르면, 기업의 경비 지출 위험은 글로벌 팬데믹 시작 이후 약 3배 가까이 증가했으며, 재택근무는 모든 기업에서 고위험의 매우 의심스러운 경비 지출이라는 공통적인 문제를 불러일으키고 있습니다. 예를 들어, 한 고객사의 직원은 소총 소음기를 재택근무 경비로 청구하려고 했습니다. 다른 물품도 아닌 무려 소총 소음기를 말입니다. 

이와 같은 이상 징후는 쉽게 발견할 수 있지만(항상 쉽게 발견할 수 있는 것은 아닙니다.), 귀하가 지불하는 $100 상당의 기프트 카드가 고객을 위한 것인지 혹은 직원의 개인적 용도를 위한 것인지 어떻게 구분할 수 있을까요? DoorDash에서의 저녁 식사가 고객을 위한 선물이었는지 아니면 귀사의 영업 사원 중 한 명이 허위로 경비를 처리했을지 어떻게 알 수 있을까요? 

이것은 명백한 잘못입니다.   

경비 지출 시 규정 위반은 증가하고 있으며, 가끔 위반 사례가 천정부지로 치솟을 때도 있습니다. 보고서에 따르면, 2019년부터 2020년까지 T&E 지출 위반은 292% 급증했습니다. 그리고 재택근무로의 빠른 전환으로 인한 혼란과 무질서 상황에서 경비 지출 위반과 규정 준수 위반은 각각 32%와 12%씩 증가했습니다. 

물론 모든 상황이 의도적으로 발생한 것은 아닙니다. 엄마가 우유 심부름값으로 준 돈을 모두가 낭비하고 싶어 하는 것은 아닙니다. 그러나 점점 더 많은 직원들이 법인 카드 없이 경비를 지출하면서 규정 위반과 같은 실수를 점점 더 많이 저지르게 될 것입니다. 

물론 그것이 우발적인 실수인지 의도적인 행동인지는 굉장히 중요한 문제입니다. 하지만 궁극적으로 회사의 자금은 낭비될 것이고, 다시 회복되지 않을 것입니다. 

우리는 무엇을 해야 할까요?   

2020년, 우리 모두가 짧은 기간 동안에 겪은 큰 변화는 지속적인 개선에 대한 노력을 요구합니다. 우리가 줄곧 신뢰하던 정책과 프로세스가 오늘날의 변화와 챌린지에 대응할 수 있도록 재무 리더인 우리는 지출을 관리하는 방법을 재검토해야 합니다. 이는 직원들이 사무실에서 근무하지 않는다 하더라도 규정 준수 유지를 위해 직원들의 경비 지출을 모니터링하는 새로운 방법을 찾아야 한다는 것을 의미합니다. 현재 상황에 맞게 규정을 조정할 뿐만 아니라 규정을 위반하기 어렵도록 더욱 강력한 비용 통제와 더 유연한 프로세스가 필요합니다. 

SAP Concur/Oversight 보고서에서도 위 내용을 강조하고 있습니다. 이 보고서는 지출과 그에 내재된 위험에 대한 방대한 목록의 권장 조치를 제공하고 있는데, 이는 고위험 카테고리에서의 지출 모니터링부터 법인 카드 프로그램 확장, 감사 강화에 이르기까지 모든 것을 포함하고 있습니다. 

지금 바로 SAP Concur 홈페이지에 방문하시고 SAP Concur 솔루션에 대해 자세히 알아보시기 바랍니다. 그런 다음 SAP Concur 영업 담당자에게 자세한 내용 및 궁금한 내용을 문의해 주시기 바랍니다.