백오피스부터 정예 멤버에 이르기까지: AI로 T&E를 혁신할 방법

예산이 한정되고, 시장 경쟁은 심화되고, 숙련된 인재를 찾기가 점점 더 어려워지면서, 어느 조직이든 팀이 더 적은 자원으로 더 많은 일을 하길 바라는 기대가 커지고 있습니다. 재무팀도 예외는 아닙니다.

그러나 이러한 압박은 적당한 시기에 발생합니다. 지난 한 해 동안 일반 대중을 대상으로 한 인공지능(AI) 툴의 가용성이 증가하면서 이 기술은 주류로 발전하였고, 해당 기술이 지니고 있는 잠재적인 영향에 대한 광범위한 추측과 관심을 불러일으켰습니다. 재무 리더들도 마찬가지로 큰 기대를 걸고 있습니다. IDC에 따르면, 약 절반(45%)에 해당하는 기업이 AI를 통해 결제 프로세스, 경비 관리 및 분석을 개선할 기회가 있다고 보고 있습니다.

SAP Concur 솔루션은 기업이 이러한 변화를 적절하고, 안정적이며, 책임감 있게 활용할 수 있도록 설계되었습니다. SAP Concur에서 AI 기술은 지난 10년간 당사의 시장 내 리더로서의 지위는 물론, 당사의 핵심 출장, 경비 및 인보이스 솔루션을 뒷받침해 왔습니다. 당사의 솔루션은 지출을 그 어느 때보다 쉽게 포착, 관리 및 분석할 수 있도록 지원합니다. 이러한 기술이 사실상 관리를 자동으로 할 수 있기에 고객은 자신에게 중요한 업무에 집중하여 비즈니스 혁신을 위한 새로운 업무 기회와 성장을 향한 새로운 길을 모색할 수 있습니다.

사용자 경험 간소화 및 규정 준수 보장

최종 사용자의 입장에서 출장 및 기타 경비 내역을 제출하는 것은 시간이 많이 걸리고 복잡한 과정일 수 있습니다. 그러나 안타깝게도 이는 재무팀의 엄격한 규정 준수 요구사항은 반드시 필요합니다. 재무팀이 비용을 통제하기 위해서는 비용 보고서의 정확성을 요구하는 것은 매우 중요합니다.

그러나 Concur Expense에 내장된 셀프 서비스 감사 솔루션인 Verify를 사용하면 뛰어난 사용자 경험과 복잡한 규정 준수 요구라는 두 마리 토끼를 모두 잡을 수 있습니다. Verify는 AI 및 머신 러닝을 사용하여 경비 보고서를 자동으로 검토하고, 직원 간 중복 영수증, 경비 정책을 벗어나는 지출 및 잘못된 날짜와 같이 규정 준수에 어긋나는 문제를 식별합니다. 회사의 재무 부서는 더 이상 무작위로 실시하는 감사를 통해 규정 위반 사항을 충분히 식별할 수 있을지 걱정할 필요가 없습니다. Verify가 재무 부서를 대신하여 감사를 100% 수행하므로 Verify가 예외 사항을 발견한 보고서만 감사 담당자의 검토를 거치면 됩니다. 그리고 AI 기술은 시간이 지남에 따라 계속 발전하므로, 이 도구는 정책 예외 사항을 조기에 표시하여 문제가 재발하는 것을 방지하면서 프로세스와 관련된 시간과 비용을 더욱 감축시켜 줄 수 있습니다.

AI와 머신 러닝을 사용하여 경비 영수증을 즉시 캡처하는 기능 역시 경비 보고 프로세스에서 일찍이 규정 준수에 도움이 되는 것으로 입증되었습니다. ExpenseIt을 채택하는 고객의 경비 보고서 반려율은 14%에서 1.2%로 감소했습니다. 2020 GBTA 연구에 따르면 직원들은 이전에 제출한 경비 보고서를 수정하는 데 평균 18분을 할애하며, 이를 비용으로 환산하면 약 $52입니다. 회사 직원이 Concur Expense와 ExpenseIt을 사용하여 매월 1,000건의 경비 보고서를 제출한다고 가정하면 생산성 비용 측면에서 약 $47,320를 절감하고 매월 273시간을 절약할 수 있습니다.

결과적으로, AI 및 머신 러닝을 통해 사용자는  불필요한 시간을 줄이면서 편리하게, 규정 준수 팀은 그들에게 필요한 정확하고 종합적인 경비 보고서를 얻을 수 있습니다. 이는 양측 모두를 위한 것입니다.

통찰력 제공

당사는 생성형 AI의 발전과 타의 추종을 불허하는 당사의 고객 데이터 및 자체 머신 러닝을 결합하여, 여타 출장 및 경비 관리 회사와는 차별화된 방식으로 AI를 활용하고 있습니다.

비즈니스 출장 및 출장 관련 경비는 엄청난 양의 데이터를 생성합니다. 따라서 엔드 투 엔드 출장 및 경비(T&E)는 이상적인 AI 사용을 통한 획기적인 사례입니다. AI 기술은 데이터를 엄밀히 검토하여 최첨단 보고 솔루션을 사용하는 사람의 눈에도 보이지 않는 패턴을 인식할 수 있기 때문입니다.

이상치 및 잠재적 사기 행위를 식별하려면 주로 지급 후 분석에 초점을 맞춘 당사의 AI 기반 경비 감사 솔루션인 Concur Detect by Oversight를 고려해 보시기 바랍니다. Concur Detect는 수주 및 수개월에 걸쳐 수집된 경비 데이터를 검토하여 지급 후 추세 및 패턴을 분석하고 사기 행위 및 남용 사례를 식별할 수 있습니다.

그러나 사기 행위를 식별하는 것은 시작에 불과합니다. Concur Detect와 같은 솔루션의 진정한 힘은 기업이 이 데이터를 사용하여 향후 의사 결정을 내릴 때 발휘됩니다. 예를 들어 출장 및 지출 추세를 추정함으로써 재무팀은 경비 예산을 보다 효과적으로 계획하고 협상할 수 있습니다. AI는 비즈니스 요구와 현실에 맞춰 출장 및 경비 정책을 조정하거나 재작성하는 데 필요한 통찰력을 제공할 수 있습니다. 또한 이 기술은 재무팀과 출장 관리자가 개별 출장 및 기타 경비에 대한 실제 투자 수익을 판단하는 것을 지원하고 회사에 유리한 결정을 내리는 데 도움이 되는 교훈을 제공할 수 있습니다.

직원 만족도 개선

프로세스 자동화 외에도 AI는 다양한 역할을 할 수 있습니다. 이 기술의 진가는 창의적이고 전략적인 업무로부터 직원의 주의를 분산시키고 직원 만족도를 낮추는 힘들고 일상적인 업무를 없애주는 데 있습니다.

경비 감사 프로세스를 예로 들어 보겠습니다. Oversight 고객의 지출 데이터 분석에 따르면, 2022년에 재무팀이 검토하지 않은 지출 예외는 $16억에 달합니다. 수동 감사 프로세스에 얼마나 많은 시간이 소요되는지 생각하면 이는 놀라운 일이 아닙니다.

그러나 AI는 이를 변화시킵니다. 2022년 1월에서 2023년 6월 사이에 Verify를 거친 280만 건의 경비 보고서 중 97%는 자동으로 감사되었으며 재무 담당자가 감사한 보고서는 3%에 불과했습니다. 재무팀이 일반적인 남용, 낭비 및 규정 위반 지출 사례를 자동으로 식별할 수 있을 때, 재무팀은 예측 및 위험 분석과 같이 비즈니스의 미래에 더 많은 기여를 하는 고부가가치 업무에 집중할 수 있습니다.

T&E의 새로운 역할 정의

요점: AI를 적절히 사용하면 단순히 재무팀에 새로운 비용 절감 방법을 제공하는 것 이상의 이점이 있습니다. 또한 비즈니스 상태에 대한 더 나은 통찰력과 더 큰 확신을 제공합니다. 이러한 맥락에서 T&E는 비즈니스가 다음 단계로 나아가는 길을 닦는 데 중요한 역할을 합니다.

AI는 조직이 T&E 프로세스에서 효율성과 규정 준수 사이에서 하나를 선택해야 했던 시절에서 벗어나게 해 줍니다. 이러한 엄청난 변화를 통해 조직은 더 지능적이고, 더 탄력적이며, 더 지속 가능하고, 궁극적으로 수익성이 더 높은 조직으로 거듭날 수 있습니다.

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