​더 증가하는 출장 대비 그 역할이 확대되고 있는 출장 관리자의 기대

부동산과 마찬가지로, 출장자들이 다시 하늘과 도로를 이용할지의 여부는, 첫째도 위치, 둘째도 위치, 셋째도 위치와 관련된 문제입니다.

대부분 미국 기업들이 국내 출장을 다양한 수준으로 재개하고 있지만, 해외 출장 대부분은 비즈니스상 중요한 사안으로 제한되면서 특별 승인이 필요합니다. 일부 조직에서는 미국 주재원들이 사실상 출장 및 임직원 안전 보장 의무를 위해 도입한 새로운 시스템과 절차를 시험하고 있습니다.

Harman International Industries Inc.의 글로벌 비즈니스 출장 담당 선임 이사인 Sally Abella는 “출장자들은 출장 업무 복귀를 간절히 희망하고, 고객을 직접 만나 그곳에서 협업을 하고 싶어 합니다.”라고 말했습니다.

그러나 출장 허용은 그 목적에 따라 달라질 수 있습니다. 팬데믹 상황에서 진행된 원격 미팅은 대면 미팅이 필요하지 않을 수 있음을 보여주었습니다.

ServiceNow의 글로벌 출장 및 경비 담당 선임 매니저인 Kate Rilling은 “비즈니스에 중요한 부분을 고객 또는 파트너와 함께 살펴볼 때, 내부 미팅과 대면 미팅은 확연히 다른 결과를 나타낼 것입니다.”라고 말했습니다.

Abella와 Rilling은 최근 SAP Concur Travel Industry Summit의 한 세션인, “Inside the Minds of Travel Managers”를 통해 패널리스트로서 ​​“오늘날 비즈니스 출장의 방향”​이란 내용을 발표했습니다. 이들과 다른 전문가들은 사무실 출근이 재개됨에 따라, 출장에 대한 압박이 증가할 것임을 인정했습니다. 현재로서는, 출장 승인을 받으려면 고위 경영진과 보안 책임자를 포함해서 출장 가능 여부에 대한 광범위한 심사를 거쳐야 할 수도 있습니다.

Barclays의 출장 및 경비 담당 업무 책임자인 Alison Rogan은 “출장 관련, 광범위하게 심사하는 정책은 계속적으로 유지될 것입니다.”라고 말했습니다.

기업의 조치

출장 승인을 강화하는 것 이외에도, 기업은 출장자들에게 출장 관련 정보를 제공하기 위해 시스템과 기술을 도입했습니다. 관리자들은 많은 직원들이 출장을 재개하는 것을 주저하고 있다는 것을 알고 있기에, 교육하고 자료를 제공해서 임직원 안전 보장 의무를 달성하면서 동시에 출장자들을 더욱 편안하게 해주어야 한다고 말합니다.

기업들은 내부 시스템을 추가해서 출장 관련된 직원용 내부 사이트에 출장 정보를 늘렸습니다. 어떤 기업은 항공사, 호텔, 렌터카 및 공항 직원들과 함께 뉴 노멀 시대의 출장에 관한 인사이트를 제공하는 5주간에 걸친 교육 자료들을 시리즈물로 선보였습니다.

사무실 출근이 재개됨에 따라, 어떤 기업은 출장자가 사무실 내에서 업무 공간을 자신이 직접 예약하게 했으며, 출장이 안전하다는 느낌을 가질 수 있도록 조치했습니다. 다른 회사 직원이 출장 포털 사이트를 통해 관련된 정보를 검색하고 확인할 수 있도록 오픈되어 있습니까? 얼마나 개방적입니까? 사업장마다, 계열사마다 제한되어 있습니까?

용이한 정보 그리고 그 정보의 양은 중요합니다 따라서 정보가 공개되어 있다면, 출장자는 관련 정보 활용이 가능합니다. 어떤 회사는 출장 포털 사이트와 안내 이메일 발송 외, 직원 스스로가 새로운 자료와 프로토콜에 대해 알고 있는지 확인하기 위해 출장을 예약하면 관련 부서 담당자가 연락을 취하도록 했습니다.

Rilling은 “이 도구들은 출장자의 출장 목적지, 현지에서 예상할 수 있는 상황, 마스크를 착용해야 하는지의 여부, 항공사와 호텔 등에 대한 인사이트를 제공합니다”라고 말했습니다. “프로세스는 직관적이어야 합니다.”

지속 가능성은 출장과 밀접하게 연관되어 있습니다.

지속 가능성에 대한 강조는 현재의 새로운 출장 방식과 자연스럽게 어우러집니다.

기업들은 출장자들에게 보다 친환경적인 옵션을 제시하여 항공편, 호텔, 렌터카 등을 예약할 수 있도록 합니다. 기업들은 출장자들이 개인 컵을 가져오도록 알림과 같은 팁들을 제공하고, 보다 지속 가능한 관행을 가진 출장 관련 업체를 알아보고 있습니다.

팬데믹은 과거의 관행을 재고할 수 있는 기회를 제공했습니다. 한 출장 관리자는 예전에 한 지사의 직원이 본사에서 진행되는 회의에 참석하기 위해 한 달에 여러 번 비행기를 이용했다고 말했습니다.

Rilling은 “이번 출장은 정말 ‘출장자로서의 시간을 효율적으로 사용했을까? 그리고 비즈니스를 진행하기 위해 회사의 시간을 효율적으로 사용했을까?’라는 질문에 중점을 두었습니다.”라고 말했습니다.

출장 관리자의 역할 변경

출장 관리자들은 고위 경영진에 자주 건의하긴 했었지만, 그들의 역할은 결국 팬데믹 기간 동안 확연히 커지고 강화되었다고 말합니다.

Rogan은 “우리는 직무 범위에 없었던 추가적인 책임을 맡게 되었습니다”라고 말했습니다.

직원들을 한 장소에서 다른 장소로 안전하게 이동시키는 것은 간단한 일이 아니며, 출장은 출장 관리자가 단독으로 책임져야 할 사안이 아닌 애초 비즈니스 계획의 핵심 사안이 되어야 한다는 인식이 커졌습니다.

Rilling은 “조직 내에서 우리의 입지를 다지고, ‘글로벌 출장 및 경비 프로그램에 더 집중하여 투자하고, 환경 관련 지속 가능성 활동과 보건 및 안전 사항에 있어 핵심 기여자가 될 수 있도록 임직원 안전 보장 의무를 다할 때입니다.’라고 말할 수 있는 좋은 기회였습니다.”라고 말했습니다.

자세히 알아보기

패널리스트 GBTA의 Suzanne Neufang, Barclays의 Alison Rogan, ServiceNow의 Kate Rilling, Harman International Industries Inc.의 Sally Abella는”Inide the Minds of Travel Managers” 세션에서 자신들만의 경험담을 공유합니다. 출장 관리자가 바라본:오늘날 비즈니스 출장이 흘러가는 방향 세션에서 그들만의 인사이트를 공유합니다. 세션을 시청하십시오. 여기에서 보기